AML dokumentácia – program vlastnej činnosti

Jednou z povinností povinnej osoby podľa zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „zákon o ochrane pred legalizáciou“) je aj vypracovanie tzv. Programu vlastnej činnosti povinnej osoby (ďalej ako „program vlastnej činnosti“). Náležitosti zákon o ochrane pred legalizáciou upravuje v § 20 zákona. V dnešnom článku si vybrané náležitosti priblížime z praktického hľadiska na základe kontrolných zistení finančnej spravodajskej jednotky národnej kriminálnej agentúry Prezídia Policajného zboru v konkrétnom prípade, na ktoré budeme odkazovať ako na „kontrolné zistenia“.

Program vlastnej činnosti 

Povinná osoba je v zmysle ustanovenia § 20 ods. 1 zákona o ochrane pred legalizáciou povinná:

  • vypracovať program vlastnej činnosti v písomnej forme
  • vypracovať program vlastnej činnosti v štátnom jazyku
  • aktualizovať program vlastnej činnosti (napríklad v prípade zmien právnej úpravy, zmene predmetov činnosti – zmene v poskytovaných službách alebo produktov a pod.)
  • vypracovať program vlastnej činnosti tak, aby zohľadňoval organizačnú štruktúru povinnej osoby a jej predmety činnosti
  • zabezpečiť odbornú prípravu zamestnancov zameranú na oboznámenie sa s programom vlastnej činnosti, najmenej raz za kalendárny rok a vždy pred zaradením zamestnanca na prácu, v rámci ktorej bude plniť úlohy podľa zákona o ochrane pred legalizáciou
  • zabezpečiť, aby k programu mal nepretržitý prístup každý zamestnanec, ktorý plní úlohy podľa zákona o ochrane pred legalizáciou

Náležitosti programu vlastnej činnosti 

V zmysle zákona o ochrane pred legalizáciou (§ 20 ods. 2) musí program vlastnej činnosti obsahovať:

  • prehľad konkrétnych foriem neobvyklých obchodných operácií podľa predmetu činnosti povinnej osoby, ktoré sa môžu vyskytnúť v jej podnikateľskej činnosti
  • spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi
  • spôsob hodnotenia a riadenia rizík podľa § 20a zákona o ochrane pred legalizáciou
  • postup pri posudzovaní, či je pripravovaný alebo vykonávaný obchod neobvyklý
  • postup od zistenia neobvyklej obchodnej operácie po jej neodkladné ohlásenie finančnej spravodajskej jednotke, vrátane postupu a zodpovednosti zamestnancov, ktorí neobvyklú obchodnú operáciu posudzujú
  • postup pri zdržaní neobvyklej obchodnej operácie podľa § 16 zákona o ochrane pred legalizáciou
  • postup pri uchovávaní údajov podľa § 19 zákona o ochrane pred legalizáciou
  • určenie osoby, ktorá zabezpečuje plnenie úloh pri ochrane pred legalizáciou a financovaním terorizmu, ohlasovanie neobvyklých obchodných operácií a prostredníctvom ktorej sa zabezpečuje priebežný styk s finančnou spravodajskou jednotkou, s uvedením jej mena, priezviska a pracovného zaradenia; ak takouto osobou nie je štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu, táto osoba musí byť vedúcim zamestnancom, musí mať možnosť priamej komunikácie so štatutárnym orgánom a dozorným orgánom a musí mať prístup k informáciám a dokladom, ktoré povinná osoba získala pri vykonávaní starostlivosti vo vzťahu ku klientovi
  • spôsob zabezpečenia ochrany zamestnanca, ktorý zisťuje neobvyklé obchodné operácie
  • obsah a harmonogram odbornej prípravy zamestnancov, ktorí môžu pri svojej práci prísť do styku s neobvyklou obchodnou operáciou
  • spôsob vykonávania kontroly dodržiavania programu a povinností vyplývajúcich z tohto zákona pre povinnú osobu

Prehľad konkrétnych foriem neobvyklých obchodných operácií 

Podľa kontrolných zistení musia byť jednotlivé formy neobvyklých obchodných operácií vymedzené tak, aby boli jednoznačne určené a rozpoznateľné pre zamestnanca povinnej osoby tak, aby pri svojej práci mohol riadne plniť zákonné povinnosti na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a pred financovaním terorizmu. 

Pri vymedzení foriem neobvyklých obchodných operácií je potrebné vychádzať z predmetov činnosti zapísaných v obchodnom registri. 

Spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi 

Vo vzťahu k vykonávaniu starostlivosti ku klientovi finančná spravodajská jednotka upozorňuje, že „vykonávaním starostlivosti vo vzťahu ku klientovi povinná osoba získava informácie, ktoré potrebuje k posúdeniu, či sa nejedná o neobvyklú obchodnú operáciu. Zisťovanie informácie o klientovi, jeho obchodoch a ďalších činnostiach by mali byť relevantné k obchodom a službám, ktoré klient od povinnej osoby požaduje a mali by poskytovať dostatok informácií k hodnoteniu rizikovosti klienta. Všeobecne platí, že pri vykonávaní starostlivosti by sa povinná osoba nemala spoliehať výlučne na informácie predložené klientom, ale by mala tieto informácie minimálne overiť z nezávislého zdroja, prípadne si z neho zaobstarať doplňujúce informácie. Naopak nedostatok, resp. nemožnosť zistiť , či overiť dostatočné množstvo informácií pre vykonanie príslušnej starostlivosti je významný rizikový faktor, ktorý sa uplatní pri rozhodovaní o odmietnutí obchodného vzťahu/obchodu alebo podaní hlásenia o neobvyklej obchodnej operácii.“ 

Spôsob hodnotenia a riadenia rizík

Povinnosťou povinnej osoby je identifikovať, posudzovať, vyhodnocovať a aktualizovať riziká legalizácie a financovania terorizmu vždy v závislosti od konkrétneho obchodu, obchodných vzťahov, vlastných rizikových faktorov ako aj rizikových faktorov uvedených v prílohe č. 2 zákona o ochrane pred legalizáciou. 

V zmysle kontrolných zistení je povinná osoba pri vypracovaní tejto časti programu vlastnej činnosti povinná zohľadniť najmä:

  • „produkty a služby, ktoré poskytuje a možnosti ich zneužitia na legalizáciu a financovanie terorizmu (hodnota uskutočňovaných obchodov, spôsob platby, atď.)
  • riziká spojené s využitím nových technológií pri svojej obchodnej činnosti
  • riziká spojené s distribučnými kanálmi, ktoré využíva pri poskytovaní produktov a služieb a 
  • opatrenia, ktoré povinná osoba aplikuje pri riadení rizík legalizácie alebo financovania terorizmu“ 

Postup pri posudzovaní, či je obchod neobvyklý 

Na účely programu vlastnej činnosti nepostačuje, ak je postup pri posudzovaní, či je pripravovaný alebo vykonávaný obchod neobvyklý, upravený formálne. Postup musí byť veľmi konkrétny. Z kontrolných zistení vyplýva, že z tejto časti programu vlastnej činnosti musí byť „úplne jasné, ktoré osoby posudzujú obvyklosť pripravovaných lebo vykonávaných obchodov v rámci povinnej osoby, ďalej čas, kedy tieto osoby predmetné posudzovanie vykonávajú a spôsob vykonávania posudzovania (predovšetkým porovnávaním s prehľadom foriem neobvyklých obchodných operácií, príp. iné). Posudzovanie je potrebné vykonať aj na základe iných informácií, ktoré zamestnanci zistili z dostupných informácií napr. z otvorených zdrojov s ohľadom na riziko legalizácie alebo financovania terorizmu.“ 

Postup pri zdržaní neobvyklej obchodnej operácie 

V rámci úpravy postupu pri zadržaní neobvyklej obchodnej operácie je v programe vlastnej činnosti potrebné zapracovať presné vymedzenie, akým spôsobom sa vykoná zdržanie neobvyklej obchodnej operácie a kto o ňom rozhoduje

Spôsob vykonávania (vnútornej) kontroly

Podľa § 20 ods. 2 písm. k) zákona č. 297/2008 Z. z. by mal program vlastnej činnosti obsahovať aj spôsob vykonávania (vnútornej) kontroly dodržiavania programu a povinností vyplývajúcich zo zákona pre povinnú osobu.

„Zákon č. 297/2008 Z. z. ukladá povinným osobám povinnosti, ktorých dodržiavaním je možné predchádzať a zabrániť legalizácii a financovaniu terorizmu. Za nesplnenie povinností vyplývajúcich povinnej osobe zo zákona č. 297/2008 Z. z. môže FSJ uložiť povinnej osobe sankciu. FSJ nemôže uložiť sankciu zamestnancovi. Z uvedeného vyplýva, že v prípade, že povinná osoba má zamestnancov musí niektoré povinnosti vyplývajúce jej zo zákona č. 297/2008 Z. z. delegovať na zamestnancov.

Program vlastnej činnosti má slúžiť ako manuál pre zamestnancov povinnej osoby pôsobiacich na rôznych pozíciách pri plnení úloh podľa zákona č. 297/2008 Z. z. Z uvedených dôvodov je potrebné do programu popísať presné spôsoby a postupy vykonania kontroly (na mieste, na diaľku), či je kontrola plánovaná, cielená viazaná na určité riziko súvisiace s produktom, následná kontrola a pod. Je dôležité určiť, kto je kompetentný vnútornú kontrolu na dodržiavanie programu a povinností vyplývajúcich z tohto zákona pre tú, ktorú povinnú osobu vykonať, kto posudzuje výsledky kontroly a uplatňuje nápravné opatrenia.

Kontrola plnenia úloh, spôsobov a postupov vyplývajúcich pre zamestnancov povinnej osoby z programu povinnou osobou je z pohľadu zákona č. 297/2008 Z. z. veľmi dôležitá z dôvodu prenesenia zodpovednosti na jednotlivých zamestnancov. Pri nesplnení povinností je povinná osoba oprávnená voči zamestnancom uplatniť nápravné opatrenia, čo má zaručiť aj zo strany zamestnancov zodpovedný prístup k uvedenej problematike.

Je potrebné podľa povinnej osoby a jej organizačnej štruktúry stanoviť konkrétny vykonateľný a reálny spôsob vykonania vnútornej kontroly.

Výsledkom takejto kontroly je vypracovanie záznamu, z ktorého je zrejmé, kto kontrolu vykonal, čo bolo predmetom kontroly (konkrétny klient, obdobie, zistené nedostatky, uplatnené nápravné opatrenia v prípade pochybenia zo strany podriadených zamestnancov, managerov, prípadne ďalšie dôležité skutočnosti.“ (zdroj: finančná spravodajská jednotka)

Riziko verzus neobvyklá obchodná operácia

„Zákon č. 297/2008 Z. z. v prílohe č. 2 uvádza ako jeden z rizikových faktorov – právnické osoby alebo osoby bez právnej subjektivity, ktoré sú prostriedkom na držbu osobného majetku. Neznamená však, že rizikový klient vykonáva automaticky NOO, ale je tam možné určité riziko. Z pohľadu zákona č. 297/2008 Z. z. je zo strany povinnej osoby potrebné zistiť riziko súvisiace s klientom a riadiť ho na prijateľnú mieru povinnej osoby (získavaním informácií, overovaním informácií do takej miery, aby povinná osoba poznala svojho klienta a jeho obchody). Povinná osoba je povinná, vo vzťahu ku klientovi určiť primeraný rozsah starostlivosti, teda získať také informácie, ktorými preukáže, že rozsah starostlivosti, ktorý vo vzťahu ku klientovi vykonala je primeraný v závislosti k zistenému riziku. Eliminovanie rizika vo vzťahu ku klientovi zo strany povinnej osoby je jedným z preventívnych opatrení na zabránenie legalizácie a financovania terorizmu. V súvislosti s obchodmi klienta je potrebné uplatniť povinnosti podľa ustanovenia § 14 zákona č. 297/2008 Z. z., na základe čoho povinná osoba vyhodnotí danú operáciu na základe ďalších získaných informácií a podľa zistených skutočností využije inštitút odmietnutia, zdržania NOO a ohlásenia NOO FSJ.“ (zdroj: finančná spravodajská jednotka)

Máte záujem o naše právne služby?

Kontaktujte nás

Mobil

+421 915 046 749 (8-18 h Po-Pia)

Adresa

AKMV advokátska kancelária s. r. o. Pluhová 17, 831 03 Bratislava Slovenská republika
IČO:47 095 652 IČ DPH:SK 2023819710

Otázky z poradne

Vnikanie susedových mačiek na pozemok

Susedove mačky nám už viac ako dva roky po sebe ničia našu úžitkovú záhradu a aj ostatnú časť záhrady. Doslovne si...

PREČÍTAŤ ODPOVEĎ

Trestné oznámenie na cudzinca za TČ spáchaný v cudzine

Chcem sa spýtať, či je možné ako fyzická osoba na Slovensku podať trestné oznámenie o krádeži, ktorej páchateľom je obyvateľ...

PREČÍTAŤ ODPOVEĎ

Odhlásenie z trvalého pobytu

Mal som dve deti v pestúnskej starostlivosti, odišli od nás pred 6 rokmi a neodhlásili sa z trvalého pobytu, ako...

PREČÍTAŤ ODPOVEĎ
Zobraziť všetky z rovnakej kategórie